Ένα συνέδριο έχει πολλές λεπτομέρειες που πρέπει να προσέξουν οι διοργανωτές, από τα πρακτικά που είναι απαραίτητα για την διεξαγωγή μέχρι ότι μπορεί να προκύψει (έχει τύχει να ψάχνουμε γιατρούς, να ξεμένουν μπουφάν, να δίνουμε οδηγίες για παραλίες και clubs και πολλά άλλα).
Το θέμα είναι η σωστή οργάνωση και η προσοχή στις λεπτομέρειες. Και ας ξεκινήσουμε από τα βασικά. Το websiteτου συνεδρίου πρέπει να είναι κατατοπιστικό, η σύνδεση του με διάφορα socialmediaείναι απαραίτητη και η ανάγκη για φρέσκο περιεχόμενο επιβάλλεται.
Όσο πλησιάζουν οι μέρες του συνεδρίου τόσο αυξάνονται και οι υποχρεώσεις. Προετοιμασία υλικού, hardware, επιμέλεια λεπτομερειών, τσεκάρισμα χώρου διεξαγωγής είναι μόνο ορισμένα από τα βασικά που πρέπει να ελεγχθούν.
Η γραμματεία του συνεδρίου είναι η πρώτη εικόνα που έχουν οι σύνεδροι όταν φτάνουν επομένως όλα θα πρέπει να είναι τακτοποιημένα και να λειτουργούν ρολόι. Δυστυχώς, δεν μπορούν να αποφευχθούν εύκολα κάποιες καθυστερήσεις κατά την εγγραφή των συνέδρων διότι έχουν την συνήθεια να έρχονται όλοι ταυτόχρονα. Χαμόγελο, υπομονή και αν γίνεται όσα ζητήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν αργότερα να περιμένουν είναι η δική μου συμβουλή. Συνήθως όλοι είναι καλοπροαίρετοι ειδικά όταν βλέπουν ότι προσπαθείς να τους εξυπηρετήσεις με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Μετά την πρώτη μέρα των εγγραφών τα πράγματα είναι πιο ήρεμα. Η συστηματική καταγραφή των αιτημάτων που δεν μπορούν να αντιμετωπιστούν επί τόπου είναι βασική για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη αργότερα.
Επίσης, δεν πρέπει να ξεχνάμε πως ζούμε σε μια viralεποχή και τα socialmediaτου συνεδρίου δεν επιτρέπεται να μην είναι ενεργά κατά τη διάρκεια του! Φωτογραφίες και βιντεάκια από ομιλίες, σύνεδροι που συνομιλούν κατά τα διαλείμματα ανεβάζουν πολύ τα hitsτων κοινωνικών δικτύων.
Τα παραπάνω είναι μερικά από τα tipsμας για τα συνέδρια και μην ξεχνάτε η CWA είναι πάντα εδώ για να σας βοηθήσει 🙂